تعهد حفظ مالی طبق قانون هلند

به روز شده در 26 ژوئن 2023

هنگامی که یک کسب و کار هلندی را راه اندازی می کنید، باید به تمام قوانین هلندی که محیط کسب و کار را تنظیم می کند، پایبند باشید. یکی از این قوانین به اصطلاح تعهد مالی است. این اساساً به شما می گوید که باید مدیریت کسب و کار خود را برای سال های معینی بایگانی کنید. چرا؟ زیرا این امر به مقامات مالیاتی هلند اجازه می دهد تا هر زمان که صلاح دیدند، اداره شما را بررسی کنند. تعهد حفظ مالیات یک تعهد قانونی است که برای همه کارآفرینان در هلند اعمال می شود. اگر عادت دارید با فایل‌های نسبتاً قدیمی و روش‌های بایگانی مدیریت خود کار کنید، این می‌تواند کاملاً چالش برانگیز باشد. حتی احتمال زیادی وجود دارد که بدون اطلاع از آن، تعهد نگهداری را رعایت نکنید.

در اصل، تعهد حفظ مالی بیان می کند که همه کارآفرینان در هلند از نظر قانونی موظفند اداره شرکت خود را به مدت هفت سال حفظ کنند. لطفا توجه داشته باشید که برای برخی از اسناد، مدت نگهداری هفت سال اعمال می شود، اما برای برخی دیگر ده سال. اسناد همچنین باید به گونه ای ذخیره شوند که به بازرسان اداره مالیات هلند اجازه دهد تا به راحتی اداره را در یک دوره زمانی معقول بررسی کنند. در این مقاله، معنای تعهد مالی برای شرکت شما، چگونه می‌توانید به آن پایبند باشید و به دنبال چه مشکلاتی باشید، خواهیم پرداخت.

اطلاعات در مورد تعهد حفظ مالی

همانطور که قبلاً در بالا توضیح دادیم، همه صاحبان مشاغل هلندی موظفند تا هفت سال پیش به مقامات مالیاتی هلند فرصت بررسی دولت را ارائه دهند. این در مورد داده‌های اولیه مربوط به هزینه‌های مالی و درآمد شما، مانند دفتر کل، اداره سهام، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، مدیریت خرید و فروش و مدیریت حقوق و دستمزد اعمال می‌شود. بنابراین تمام پولی که در طول هر سال مالی خاص خارج و وارد می شود، که از 1 شروع می شود^st از ژانویه تا 31^st ماه دسامبر باید به خاطر داشته باشید که این بدان معناست که هر کارآفرین هلندی باید بتواند تمام داده های هفت (یا ده) سال گذشته را در طی یک بررسی تصادفی توسط مقامات مالیاتی نشان دهد. تصادفی به این معنی است که آنها می توانند بدون اعلام قبلی بیایند، بنابراین معمولاً همیشه باید آماده باشید.

دلایل احتمالی زیادی برای وقوع یک چک وجود دارد، اگرچه گاهی اوقات فقط به عنوان یک حسابرسی کلی اتفاق می افتد. مقامات مالیاتی ممکن است به سادگی تصمیم بگیرند که شما به یک بررسی دوره ای نیاز دارید تا مطمئن شوید که همه کارها را به صورت قانونی انجام می دهید و مدیریت خود را به روز می کنید. این بررسی ها به صورت تصادفی انجام می شود، اما نه خیلی زیاد. در موارد دیگر، عمدتاً دلیل روشنی وجود دارد که چرا مقامات مالیاتی تصمیم می گیرند شما را بررسی کنند. به عنوان مثال، شما اظهارنامه هایی را ارسال کردید که مقامات مالیاتی آنها را مشکوک تشخیص دادند. یا می توانید به تحقیقی فکر کنید که بازرس مالیاتی در یکی از تامین کنندگان شما یا یک شریک تجاری یا شخص ثالث درگیر انجام می دهد. بازرس سپس درخواست دسترسی به مدیریت شما را می دهد و می بیند که آیا می تواند خطاها یا بی نظمی ها را تشخیص دهد. به همین دلیل است که حسابداران و حسابداران اغلب به مشتریان خود اشاره می کنند که اجرای یک مدیریت خوب طراحی شده و مختصر بسیار مهم است.

نه فقط به این دلیل که مقامات مالیاتی می توانند بیایند و به مدیریت شما بپردازند، بلکه به دلیل مزایای دیگری که به طور خاص برای شما و شرکت شما وجود دارد. اگر یک مدیریت قوی دارید، این به شما بینشی از ارقام مالی شما می دهد. شما می توانید تا حدودی آن را به موازات یک کتاب خانگی ببینید: شما بر تمام پول هایی که وارد و خارج می شود نظارت می کنید. این بدان معنی است که شما دقیقاً می دانید که در کجا مشکلات وجود دارد، به عنوان مثال، زمانی که بیشتر از سود واقعی برای دارایی ها خرج می کنید. علیرغم این واقعیت که ممکن است این شانس زیاد نباشد که بازرس در خانه شما را بزند، اما همچنان عاقلانه است که اداره را مرتب کنید. برای کارآفرینان، حسابداری منبع قابل اعتمادی از ارقام برای تصمیم گیری آگاهانه است. این بدان معناست که تصمیم گیری در مورد زمان سرمایه گذاری در چیزی جدید آسان تر است، در عوض سرمایه گذاری کمتر و کسب درآمد بیشتر برای یک دوره زمانی. این به شما یک چشم انداز کلی از سودآوری شرکت شما می دهد که اگر می خواهید به موفقیت واقعی برسید بسیار مهم است.

چه زمانی دوره تعهد نگهداری 10 ساله را اعمال می کنید؟

همانطور که در بالا به اختصار اشاره کردیم، دوره منظم نگهداری 7 سال است. در برخی موارد، کارآفرینان باید اطلاعات و داده ها را برای چند سال بیشتر، یعنی 10 سال، ذخیره کنند. یکی از شرایطی که در آن این تعهد نگهداری طولانی مدت اعمال می شود، زمانی است که شما مالک یا اجاره یک ساختمان اداری، یا نوع دیگری از محل های تجاری هستید. داده های مربوط به اموال غیر منقول مشمول تعهد نگهداری ده ساله است، بنابراین اگر شما هر نوع دارایی را از طریق شرکت خود دارید، مشمول مدت نگهداری طولانی تری خواهید بود. هنگامی که شرکت شما خدمات پخش رادیویی و تلویزیونی، خدمات الکترونیکی و/یا خدمات مخابراتی را ارائه می‌کند یا درگیر ارائه خدمات پخش رادیویی و تلویزیونی، خدمات الکترونیکی و/یا خدمات مخابراتی می‌شود، و همچنین طرح به اصطلاح OSS (One-Stop-Shop) را انتخاب کرده است. به خاطر داشته باشید که در واقع امکان توافق با مقامات مالیاتی در مورد مقررات یا ترتیبات خاصی وجود دارد، مانند:

• مدیریت چقدر باید دقیق باشد
• نحوه نگهداری سوابق
• نگهداری داده های غیر از داده های اصلی برای مدت زمان کوتاه تری

همچنین، در صورت لزوم، ثبت زمان "داده های پایه" را برای کسر مالیات سالانه کارآفرینی نگه دارید و به روز کنید. این همچنین برای ثبت مسافت پیموده شده خوب نیز صادق است. شما باید یکی را برای استفاده از ماشین شخصی خود برای تجارت نگه دارید، یا برعکس: زمانی که از ماشین تجاری خود فقط برای تجارت استفاده می کنید و هرگز خصوصی.

دقیقاً چه کسی باید یک دولت را حفظ کند؟

یکی از اولین سوالاتی که ممکن است بپرسید این است که چه کسی موظف است حداقل 7 سال یک اداره را حفظ کند؟ در واقع، تک تک صاحبان کسب و کار ملزم به انجام این کار هستند. مهم نیست کسب و کار شما چقدر بزرگ یا کوچک است: این تعهد بر عهده هر کارآفرین هلندی است. شما فقط نیازی به نگه داشتن یک اداره ندارید، بلکه اداره باید به گونه ای باشد که به مقامات مالیاتی اجازه بررسی آن را بدهد. بنابراین، برخی از قوانین و مقررات وجود دارد، به این معنی که اداره شما باید طبق قوانین هلند مناسب باشد. شما به این اداره نیاز دارید که اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و اظهارنامه لوازم درون جامعه (ICP) را به درستی ارسال کند، اما همچنین بتوانید تجارت خود را به درستی انجام دهید. به طور کلی، این بدان معنی است که شما باید تمام مدارک اصلی را نگه دارید، بنابراین می توانید آنها را هنگام انجام چک به بازرس مالیاتی نشان دهید.

چه کسانی از نگهداری سوابق مالیات بر ارزش افزوده کامل معاف هستند؟

برخی از کارآفرینان هستند که مجبور نیستند سوابق کامل مالیات بر ارزش افزوده را نگه دارند:

• کارآفرینانی که فقط کالاها یا خدمات معاف از مالیات بر ارزش افزوده را عرضه می کنند
• اشخاص حقوقی که کارآفرین نیستند، اما دارای شماره شناسایی مالیات بر ارزش افزوده هستند

تعهدات اداری اضافی

آیا شما صاحب شرکتی هستید که کالاهای حاشیه ای را تجارت می کند؟ سپس تعهدات اداری اضافی برای شما اعمال می شود. کالاهای حاشیه ای چیست؟ کالاهای حاشیه معمولاً کالاهای مستعمل (دست دوم) هستند که شما بدون پرداخت مالیات بر ارزش افزوده خریداری کرده اید. تحت شرایط خاصی، اقلام زیر را می توان به عنوان کالاهای حاشیه ای نیز در نظر گرفت:

• هنر
• عتیقه
• کلکسیونی که با مالیات بر ارزش افزوده خریداری یا وارد می کنید.

چه چیزی در دسته کالاهای مستعمل قرار می گیرد؟

کالاهای مستعمل همگی کالاهایی هستند که بعد از تعمیر می توانید دوباره از آنها استفاده کنید یا خیر. لطفاً توجه داشته باشید که همه کالاهایی که از یک شخص شخصی خریداری می کنید همیشه کالاهای مستعمل هستند، حتی اگر هرگز استفاده نشده باشند. کالاهای مستعمل نیز شامل کالاهایی می شود که در داخل یا مانند اسب ها پرورش یافته اند. هنگامی که کالاهای حاشیه ای را معامله می کنید، باید سوابق خود را حفظ کنید. این امر به این دلیل است که تجارت کالاهای حاشیه ای مشمول تعهدات اداری عمومی است. علاوه بر این، قوانین متفاوتی برای مدیریت کالاهای حاشیه ای اعمال می شود. البته خرید و فروش کالاهای حاشیه ای باید در سوابق شما حفظ شود. برای این کالاها دو روش مختلف برای دستیابی به این امر وجود دارد:

• شما مالیات بر ارزش افزوده را برای هر کالا محاسبه می کنید و خرید و فروش هر کالا را در مدیریت خود پیگیری می کنید. مقامات مالیاتی این روش را روش فردی می نامند.
• شما مالیات بر ارزش افزوده را بر روی حاشیه سود کل در یک دوره اظهارنامه محاسبه می کنید. ما این را روش جهانی شدن می نامیم.

هر دو روش مشمول تعهدات اداری اضافی هستند. پس از کدام روش استفاده می کنید؟ این سوال را می توان با بیان اینکه بستگی به نوع کالایی دارد که از کدام روش مجاز استفاده کنید پاسخ داد. روش جهانی سازی برای کالاهای زیر الزامی است:

• وسایل حمل و نقل مانند اتومبیل، موتور سیکلت، دوچرخه، موتور سیکلت و کاروان
• تن پوش
• مبلمان
• کتاب و مجلات
• تجهیزات عکس، فیلم و فیلم
• نوارهای ویدئویی، دی وی دی، کاست موسیقی، سی دی، ال پی و غیره.
• آلات موسیقی
• لوازم خانگی
• لوازم برقی
• حیوانات خانگی
• هنر، عتیقه جات و اشیاء کلکسیونی (تحت شرایط خاص، همانطور که قبلا ذکر شد)

روش جهانی‌سازی برای قطعات، لوازم جانبی و لوازم مورد استفاده در این کالاها نیز اجباری است، زیرا خود جزء لاینفک کالاهای حاشیه‌ای هستند. بنابراین، حتی اگر یک لوله اگزوز جدید روی خودروی دست دوم خود قرار دهید، بخشی از حاشیه خوب (ماشین) خواهد بود.

کالاهایی که به عنوان کالاهای حاشیه ای واجد شرایط نیستند

آیا به جز کالاهای حاشیه ای، کالاهای دیگری نیز معامله می کنید؟ یعنی کالای شما به عنوان استفاده شده واجد شرایط نیست؟ سپس باید روش فردی را بر خلاف روش جهانی سازی اعمال کنید. روش جهانی سازی به شما امکان می دهد حاشیه سود منفی را در مقابل حاشیه سود مثبت جبران کنید. اگرچه این با روش فردی مجاز نیست. در هر صورت، این امکان کاملاً وجود دارد که از مقامات مالیاتی هلند بخواهید تا روش‌ها را تغییر دهند، هر زمان که فکر می‌کنید این برای شما مناسب است. فقط در مواردی که شما یک حراج دهنده یا واسطه ای هستید که از طرف شما به عنوان یک حراج دهنده فعالیت می کند، نمی توانید از روش جهانی سازی استفاده کنید. این ممکن است به دلیل این واقعیت باشد که یک حراج به عنوان یک واسطه بین خریداران و فروشندگان عمل می کند و بنابراین نمی تواند به عنوان صاحب کالا دیده شود. همچنین می توانید کالاهای حاشیه ای را با مالیات بر ارزش افزوده بفروشید. شما در واقع می توانید انتخاب کنید که کالاهای حاشیه ای را با مالیات بر ارزش افزوده بفروشید. شما می توانید آنچه را که باید در مدیریت خود انجام دهید در زیر بخوانید عواقب اداری هنگام فروش تحت طرح مالیات بر ارزش افزوده عادی.

اسناد دقیقی که باید در یک بازه زمانی خاص نگه دارید

همانطور که قبلا ذکر کردیم، شما باید تمام داده های اولیه مدیریت شرکت خود را برای یک دوره 7 ساله نگه دارید تا مقامات مالیاتی بتوانند داده ها را بررسی کنند. دوره 7 ساله زمانی شروع می شود که ارزش فعلی هر کالا یا خدمت منقضی شود. برای اینکه بتوانیم توضیح دهیم «جریان» در این زمینه به چه معناست، می‌توانیم از مثال قرارداد اجاره خودرو استفاده کنیم. تصور کنید یک ماشین را در مدت 3 سال اجاره می کنید. تا زمانی که قرارداد فعال است، کالا یا خدمت جاری تلقی می شود. اما با فسخ قرارداد، کالا یا خدمات دیگر در آن لحظه مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و در نتیجه منقضی شده است. همین امر در مورد وضعیتی نیز صدق می کند، زمانی که شما یک پرداخت نهایی را برای پرداخت چیزی انجام می دهید (خاموش). از آن لحظه به بعد، شما باید داده های مربوط به این کالا یا خدمات را برای 7 سال متوالی ذخیره کنید، زیرا این زمانی است که دوره نگهداری در واقع شروع می شود. البته، دوست دارید بدانید که کدام اسناد و چه داده هایی را باید بایگانی کنید. داده های پایه به طور کلی شامل موارد زیر است:

• دفتر کل
• اداره سهام
• مدیریت خرید و فروش
• مدیریت حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی
• اداره حقوق و دستمزد

علاوه بر داده های اساسی فوق، باید این واقعیت را نیز در نظر بگیرید که باید تمام داده های اصلی را نیز حفظ کنید. داده های اصلی به موضوعاتی مانند اطلاعات بدهکاران و طلبکاران شما و فایل های مقاله مربوط می شود. لطفاً توجه داشته باشید که تمام جهش ها در داده های اصلی باید پس از آن قابل ردیابی باشند.

روش صحیح ذخیره فاکتورها

بخش مهمی از تعهد نگهداری روش خاصی است که در آن داده ها دریافت و ذخیره می شوند. طبق مقررات قانونی که این موضوع خاص را پوشش می دهد، باید دفاتر، اسناد و حامل های داده ای را که برای مالیات مهم هستند، دقیقاً به همان شکلی که دریافت کرده اید نگهداری کنید. بنابراین، در حالت اولیه خود، به معنای ثبت اولیه داده های منبع است. این بدان معناست که یک سند دریافت شده به صورت دیجیتالی نیز باید به صورت دیجیتالی ذخیره شود، که می تواند در ابتدا غیرمعمول به نظر برسد، زیرا ذخیره سازی داده ها به صورت فیزیکی برای مدت طولانی معمول بوده است. این دیگر اعمال نمی شود. به عنوان مثال، نقل قول یا فاکتوری که از طریق ایمیل دریافت می کنید، باید به عنوان یک فایل دیجیتال ذخیره شود، زیرا روش اصلی دریافت آن دیجیتال است. طبق قوانین تعهد حفظ، شما فقط می توانید این قیمت یا فاکتور را به صورت دیجیتال ذخیره کنید.

کار دیگری که باید انجام دهید، ذخیره منبع فایلی است که دریافت کرده اید، در کنار ذخیره سازی دیجیتالی هر فایل دیجیتالی. فقط ذخیره خود فاکتور کافی نیست، زیرا مقامات مالیاتی می خواهند شما بتوانید ثابت کنید که پس از دریافت، فاکتور توسط شما تنظیم نشده است. بنابراین، نه تنها با ذخیره خود فاکتور، بلکه ایمیلی که فاکتور در آن ضمیمه شده است، متوجه این موضوع می شوید. این به بازرس اجازه می دهد تا ببیند که فاکتوری که به عنوان فایل PDF یا Word ذخیره کرده اید، واقعاً همان فاکتوری است که در ابتدا از طریق ایمیل دریافت شده است. داده های موجود در سیستم اطلاعاتی، به اصطلاح داده های مشتق شده، باید تا داده های منبع قابل ردیابی باشند. این دنباله حسابرسی یک شرط مهم در هنگام ذخیره دیجیتالی مدیریت است. شما همچنین مجاز به درخواست شناسایی از مشتریان خود هستید. با این حال، آنچه که طبق قوانین GDPR مجاز نیست، این است که این شکل از شناسایی کپی شده و به عنوان مثال، در یک اداره ذخیره می شود. این فقط در مواردی مجاز است که این امر اجباری باشد، مانند زمانی که شما کارمندی را استخدام می کنید، یا افراد نیاز به اثبات هویت خود دارند تا مشترک (برخی) خدماتی که شما ارائه می دهید شوند.

روش صحیح حفظ یک تجویز فیزیکی

فاکتور یا سند دیگری که از طریق پست بر روی کاغذ دریافت می‌کنید و باید نگه داشته شود، می‌توانید طبق مقامات مالیاتی آن را دیجیتالی و دیجیتالی کنید. بنابراین در اصل، فایل منبع را که فاکتور روی کاغذ است، با یک فایل دیجیتال جایگزین می کنید. به این می گویند تبدیل. اما به خاطر داشته باشید که در این سناریو شما همچنین باید فایل اصلی را، همانطور که در بالا ذکر کردیم، برای مدت قانونی نگهداری کنید. هنگام دیجیتالی کردن، عوامل مهمی وجود دارد که باید در مورد آنها مطلع شوید. صاحبان مشاغل اغلب با اسکن فاکتورها، عکس گرفتن از اسناد یا با داشتن ابزار دیجیتالی مرتبط با برنامه حسابداری خود دیجیتالی می کنند که به آن "اسکن و شناسایی" نیز می گویند. فقط از طریق این آخرین راه دیجیتالی، می توان فاکتورها را نه تنها آسان تر، بلکه طبق روال صحیح دیجیتالی کرد.

در بروشوری در مورد تعهد نگهداری، مقامات مالیاتی هلند به شرایطی اشاره می کنند که یک تبدیل باید رعایت کند. در اینجا مهم است که ویژگی های امنیتی سند اصلی از بین نرود. این بدان معنی است که شما همیشه فاکتورهای کاغذی را به صورت فیزیکی (به صورت کاغذی) برای مدت هفت سال نگه می دارید. به ویژه رسیدهای نقدی پرداخت شده برای مقامات مالیاتی برای بررسی صحت دشوار است. از سوی دیگر، نمونه هایی از موسسات حسابداری نیز وجود دارد که در این مورد با سازمان مالیاتی توافقاتی انجام داده اند. به عنوان مثال، دفاتر مجموعاً برای همه مشتریان خود مجوز ذخیره فاکتورهای فیزیکی را به صورت دیجیتال دریافت کرده اند تا دیگر مجبور نباشند چیزی را روی کاغذ نگه دارند. عاقلانه است که شما به عنوان یک کارآفرین گزینه های خود را بررسی کنید و احتمالاً در مورد خواسته های خاص خود با مقامات مالیاتی صحبت کنید. آنها اغلب مایلند انعطاف پذیر باشند و به طرق خاصی به شما کمک کنند، تا زمانی که همه چیز را تمیز، شفاف و قانونی نگه دارید.

روش صحیح ذخیره سازی داده های دیجیتال

راه های مختلفی برای ذخیره سازی صحیح داده های دیجیتال وجود دارد. البته مهمترین شرط این است که داده ها باید 7 (یا 10) سال ذخیره شوند. آیا تمام داده های خود را ذخیره می کنید و روی سرور خود کار می کنید؟ سپس قانون مالی هلند حکم می کند که شما باید یک روش پشتیبان گیری خوب داشته باشید، در حالی که باید این پشتیبان ها را به طور مداوم انجام دهید. در کنار آن، این نسخه های پشتیبان باید در مکانی متفاوت از محلی که مدیریت دیجیتال در آن قرار دارد، ذخیره شود. برای مثال می توانید از یک هارد دیسک خارجی برای این منظور استفاده کنید. همچنین انتخاب راه حل ابری برای ذخیره داده های خود مجاز و امکان پذیر است. آیا می‌دانستید که نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر فضای ابری دارای مزایای بسیاری از جمله موارد زیر است: 

• شما و حسابدار یا حسابدارتان می توانید از هر دستگاهی به داده ها دسترسی داشته باشید
• داده های شما ایمن نگه داشته می شوند و در صورت خرابی رایانه یا دستگاه دیگر از بین نمی روند یا آسیب نمی بینند
• شما می توانید بر اساس داده های فعلی واقعی، خود را آگاه کنید و شرکت خود را هدایت کنید
• همچنین می توانید سایر برنامه ها را به نرم افزار حسابداری پیوند دهید

وقتی این قوانین را در ذهن داشته باشید، از ذخیره مدیریت دیجیتال خود به روش صحیح کاملاً مطمئن هستید. در ادامه جزئیات جالب دیگری را در رابطه با مدیریت دیجیتال بیان خواهیم کرد.

شرایط و الزامات اضافی در مورد ذخیره سازی دیجیتال فایل ها و داده ها

آیا داده های مربوط به تجهیزات قدیمی را ذخیره کرده اید؟ تعهد حفظ همچنین به این معنی است که داده های حفظ شده باید قابل دسترسی باشند. بنابراین، باید بتوانید به فایل اصلی دسترسی داشته باشید و آن را باز کنید. این بدان معنی است که برای مثال، تجهیزات قدیمی که به شما امکان دسترسی به داده ها را می دهند، باید حفظ شوند، در صورتی که فایل های دیجیتالی خاص فقط از این طریق قابل استفاده هستند. می‌توانید به رسانه‌های ذخیره‌سازی قدیمی، مانند فلاپی دیسک قدیمی، یا نسخه قبلی ویندوز فکر کنید. علاوه بر این، اکثر بسته های حسابداری از فایل حسابرسی به اصطلاح مالی پشتیبانی می کنند. پرونده حسابرسی گزیده ای از دفتر کل است. با این حال، لطفاً توجه داشته باشید که تنها نگه داشتن پرونده حسابرسی کافی نیست، زیرا شامل تمام ورودی های اداری نمی شود. علاوه بر این، تمام وسایل ارتباطی الکترونیکی مانند تقویم، برنامه ها و پیامک های خود را در نظر داشته باشید. همه پیام‌ها از طریق ایمیل، واتس‌اپ، پیامک و حتی فیس‌بوک باید تا جایی که در دسته «ارتباطات تجاری» قرار می‌گیرند نگهداری شوند. در صورت بازرسی، این اطلاعات باید به شکل درخواستی بازرس در دسترس قرار گیرد. این قانون در مورد حفظ یک دستور کار دیجیتال نیز اعمال می شود.

اطلاعات بیشتر در مورد تبدیل فایل کاغذی به رسانه دیجیتال یا ذخیره سازی

تحت شرایط خاصی، می توانید داده ها را از یک رسانه ذخیره سازی به رسانه دیگر منتقل کنید. به عنوان مثال، اسکن یک سند کاغذی یا محتویات یک CD-ROM در یک حافظه USB. البته شرایط خاصی برای انجام این کار وجود دارد که به شرح زیر است:

• تبدیل به درستی و کامل انجام می شود
• داده های تبدیل شده در کل دوره نگهداری در دسترس هستند
• شما می توانید داده ها را بازتولید کرده و در مدت زمان معقولی قابل خواندن و کنترل کنید

اگر موفق به تحقق این امر شدید، دیگر موظف به نگهداری اسناد کاغذی نخواهید بود. بنابراین اگر موفق به رعایت شرایط ذکر شده شدید، دیگر نیازی به نگهداری اصل سند ندارید. این باعث صرفه جویی در زمان و مکان شما می شود، زیرا دیگر نیازی به مدیریت فیزیکی نخواهید داشت. بنابراین اساساً نسخه دیجیتال جای نسخه اصلی را خواهد گرفت. در اصل، تبدیل برای همه اسناد امکان پذیر است، به استثنای موارد:

1. ترازنامه
2. صورت دارایی ها و بدهی ها
3. برخی اسناد گمرکی

بدون مدیریت فیزیکی، در واقع می‌توانید فضای اداری زیادی را صرفه‌جویی کنید و در کار اضافی خود صرفه‌جویی کنید. دیگر نیازی به جستجو در بایگانی‌های قدیمی یا جعبه‌های کفش در کمدهای پر شده نیست. هنگامی که به تحولات دیجیتالی 10 تا 20 سال گذشته نگاه می کنید، عاقلانه است که قدم به سمت یک مدیریت کاملا دیجیتالی بردارید. تقریباً غیرممکن است که فایلی را که به صورت دیجیتالی ذخیره شده است، از دست بدهید، به خصوص زمانی که از یک راه حل مبتنی بر ابر استفاده می کنید. همچنین، لوپ کردن فایل‌های دیجیتال بسیار ساده‌تر و سریع‌تر است. همچنین به حسابدار خود کمک کنید. هر از چند گاهی با حسابدار خود صحبت کنید و سعی کنید اداره را به گونه ای تنظیم کنید که به تعهد قانونی خود عمل کنید. برنامه های حسابداری آنلاین نه تنها مدیریت های قابل کنترل تری را ارائه می دهند. برنامه های حسابداری آنلاین خوب با فایروال های محافظت شده و کلیدهای ایمن، به طور خودکار مدیریت شما را در فضای ابری ذخیره می کنند. می‌توانید آن را به‌عنوان یک گاوصندوق دیجیتال، در مکانی امن ببینید که غیر از شما و حسابدارتان، هیچ کس دیگری نمی‌تواند به آن دسترسی داشته باشد. یا: سازمان مالیاتی، زمانی که بازرس باید دفاتر شما را بررسی کند.

Intercompany Solutions می تواند به شما در مورد تعهد حفظ مالی بیشتر اطلاع دهد

همانطور که می بینید، تعهدات نگهداری مالی بسیار زیاد است. عاقلانه است که همیشه از آخرین قوانین مربوط به موضوع مطلع باشید، بنابراین به عنوان یک کارآفرین بدانید که مطابق با تمام قوانین هلندی قابل اجرا عمل می کنید. حسابدار شما باید در واقع شما را در این مورد و همچنین در مورد همه گزینه های رعایت این قانون به شیوه ای مناسب و مطمئن آگاه کند. اگر حسابدار ندارید و نمی دانید چگونه باید رعایت کنید، یا شاید به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید و در چنین موضوعاتی تازه کار هستید: در همه این موارد، همیشه می توانید تماس بگیرید. Intercompany Solutions. ما می‌توانیم مشاوره‌های مالی و مالی گسترده‌ای را به شما ارائه دهیم، از جمله بهترین راه برای حفظ مدیریت مناسب. ما همچنین می توانیم در مورد پرداخت مالیات و تنظیم اظهارنامه مالیاتی سالانه شما، پشتیبانی و مشاوره ارائه دهیم. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

منابع:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/